Judul Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen
Kode Unit Kompetensi : ADM.PK02.009.01
Deskripsi Unit Kompetensi :
Unit ini meliputi ketrampilan
pengetahuan dan sikap melakukan proses pengiriman surat/dokumen serta
pendistribusiannya termasuk pengiriman surat elektronika.
Perkiraan Waktu Pelatihan :
12 Jp @ 45 Menit
Tabel Silabus Unit Kompetensi :
Elemen Kompetensi
|
Kriteria
Unjuk Kerja
|
Indikator
Unjuk Kerja
|
Materi Pelatihan
|
Perkiraan
Waktu Pelatihan
(jampel)
|
|||
Pengetahuan
|
Keterampilan
|
Sikap
|
Penge-tahuan
|
Keteram-pilan
|
|||
1.
Mengidentifikasi surat / dokumen
untuk dikirim
|
1.1
Surat/dokumen yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur
perusahaan
|
– Dapat
mengidentifiksi pengiriman surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan
– Mampu melaksanakan pengiriman surat sesuai SOP
–
Harus melaksanakan cara mengirim surat/dokumen sesuai prosedur
perusahaan.
|
– Proses mengidentifikasi pengiriman surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan
|
– Melaksanakan pengiriman surat sesuai SOP
|
– Melaksanakancara
mengirim
surat/dokumen sesuai dengan prosedur perusahaan
|
||
1.2
Surat/dokumen diseleksi sesuai
tujuannya
|
– Dapat menjelaskan proses penyeleksian
surat/dokumen sesuai dengan tujuannya
– Mampu
menyeleksi
surat/dokumen sesuai tujuannya
– Harus mengikuti prosedur perusahaan dalam menyeleksi surat/dokumen
|
– Proses penyeleksian surat/dokumen
sesuai dengan tujuannya
|
– Menyeleksi surat/dokumen sesuai
tujuannya
|
–
Mengikuti prosedur perusahaan dalam menyeleksi surat/dokumen
|
|||
1.3 Surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasi sesuai prosedur perusahaan
1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa
keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan
|
–
Dapat menjelaskan proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan
rahasia
–
Mampu melakukan proses pengklasifikasian
surat/dokumen yang bersifat penting dan
rahasia sesuai prosedur
perusahaan
–
Harus melaksanakan proses pengklasifikasian
surat/dokumen yang bersifat penting dan
rahasia sesuai prosedur
perusahaan
– Dapat menjelaskan cara membuat surat elektronik
– Dapat menyiapkan lampiran surat elektronik
– Mampu mengolah berita dalam surat elektronik
secara akurat sesuai SOP
– Harus melaksanakan pemeriksaan keakuratan
berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
|
– Proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia
– Cara membuat surat elektronik
– Menyiapkan lampiran surat elektronik
|
– Melakukan proses pengklasifikasian surat/dokumen sesuai dengan tujuannya
– Mengolah berita dalam surat
elektronik secara akurat sesuai SOP
|
– Melaksanakan proses pengklasifikasian
surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan
– Melaksanakan pemeriksaan keakuratan
berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
|
|||
Asesmen
|
|||||||
2. Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim
|
2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada
pe-rusahaan
|
–
Dapat menjelaskan pencatatan surat/dokumen yang
akan dikirim sesuai SOP
–
Mampu melakukan pencatatan pada
buku ekspedisi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
–
Harus melaksanakan pencatatan surat/dokumen
yang akan dikirim pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan
|
– Pencatatan surat/dokumen yang akan dikirim
sesuai SOP
|
– Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi
surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
|
– Melaksanakan
pencatatn Surat/dokumen yang akan dikirim pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan
|
||
2.2
Surat yang
bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan
prosedur perusahaan
|
– Dapat menjelaskan cara penanganan surat yang bersifat
penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan
– Mampu melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang
bersifat
penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai SOP
– Harus melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang bersifat
penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur perusahaan
|
– Cara penanganan surat yang bersifat
penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur perusahaan
|
– Melaksanakan cara
menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai SOP
|
– Melaksanakan cara
menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur
perusahaan
|
|||
Asesmen
|
|||||||
3. Mendistribusikan surat/dokumen
|
3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas
waktu
|
– Dapat menjelaskan
proses pendistribusian surat sesuai dengan batas waktu
– Dapat menjelaskan
proses pendistribusian surat secara ekternal dan internal
– Mampu melakukan proses
pendistribusian surat dengan batas waktu sesuai Prosedur perusahaan
– Harus melaksanakan
proses pendistribusian surat dengan segera
|
– Proses pendistribusian surat sesuai dengan
batas waktu
– Proses
pendistribusian secara eksternal dan internal
|
– Melakukan proses
pendistribusian surat dengan batas waktu sesuai prosedur perusahaan
|
– Melaksanakan
proses pendistribusian surat dengan segera
|
||
3.2
Penerimaan
surat/dokumen teridentifikasi
3.3 Salinan surat/dokumen dibuat
|
– Dapat mengidentifikasi penerima
surat/dokumen yang didistribusikan secara eksternal
– Dapat
mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang didistribusikan secara internal
– Mampu melakukan proses
mengidentifikasi penerima surat/dokumen
– Harus melaksanakan
proses mengidentifikasi penerima surat sesuai prosedur perusahaan
– Dapat menjelaskan
cara pembuatan salinan surat/dokumen
– Mampu melakukan
pembuatan salinan surat sesuai prosedur perusahaan
– Harus melaksanakan
pembuatan salinan surat/dokumen sesuai kebutuhan
|
–
Mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang didistribusikan secara ekstern
–
Mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang
didistribusikan secara internal
– Cara membuat
salinan surat/dokumen
|
– Melakukan proses
mengidentifikasi penerima surat/dokumen
– Melakukan
pembuatan salinan surat sesuai prosedur perusahaan
|
– Melaksanakan
proses mengidentifikasi penerima surat sesuai prosedur perusahaan
– Melaksanakan pembuatan
salinan surat/dokumen sesuai kebutuhan
|
|||
Assesmen
|
|||||||
4
Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama
|
1.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama
disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan
1.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur
perusahaan
|
– Dapat menjelaskan
cara penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama
– Mampu memproses
penyiapan surat yang harus dikirim dan tiba pada hari yang sama sesuai
prosedur perusahaan
– Harus melaksanakan
proses penyiapan surat yang harus dikirim dan tiba pada hari yang sama
dilakukan sesuai prosedur perusahaan
– Dapat mengidentifikasi proses penyeleksian pilihan pengiriman sesuai
prosedur perusahaan
– Mampu melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan paling
baik
– Harus mempraktekkan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan
hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
|
– Cara menyiapkan
surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama
– Proses penyeleksian pilihan pengiriman sesuai prosedur perusahaan
|
– Melakukan proses penyiapan
surat yang harus dikirm dan tiba pada hari yang sama sesuai prosedur
perusahaan
– Melakukan proses penyeleksian
pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik
|
–
Melaksanakanproses penyiapan surat yang harus
dikirm dan tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan
– Mempraktekkan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan
sesuai prosedur perusahaan
|
||
1.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih
yang terbaik
1.4 Pengambilan surat-surat penting dikelola dan
ditindaklanjuti
|
– Dapat menjelaskan cara penyeleksian pilihan pengiriman yang paling baik
– Mampu melakukan penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan
hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik
– Harus melaksanakan proses penyeleksian pilihan
pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
– Dapat menjelaskan cara pengambilan surat-surat penting
– Dapat mengelola
dan menindak lanjuti surat-surat penting
– Mampu melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti
surat-surat penting
– Harus melaksanakan pengelolaan dan menindaklanjuti
surat-surat penting sesuai prosedur perusahaan
|
– Cara menyeleksi pilihan pengiriman yang paling baik
– Menjelaskan cara pengambilan surat-surat penting
– Mengelola dan menindak lanjuti surat-surat penting
|
– Melakukan penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar
dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik
–
Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti
surat-surat penting
|
–
Melaksanakan
proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur
perusahaan
– Melaksanakan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting sesuai
prosedur perusahaan
|
|||
5 Mengelola dan mengirim E-mail
|
5.1 Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan
5.2 Berita dalam elektronik diperiksa keakuratannya dan
lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan
5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan
sesuai prosedur perusahaan
|
– Dapat menjelaskan cara menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen
– Mampu melakukan proses menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen
– Harus melaksanakan proses menyiapkan daftar distribusi sesuai prosedur
perusahaan
– Dapat menjelaskan cara pemeriksaan keakuratan surat elektronik
– Dapat menjelaskan cara mempersiapkan lampiran surat elektronik
– Mampu mengolah berita dalam surat elektronik dan menyiapkan lampiran yang
diperlukan sesuai kebutuhan
– Harus melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran
yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan
– Dapat menjelaskan pengelolaan surat elektronik
– Mampu melakukan proses pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang
akan dikirim
– Harus melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim
sesuai prosedur perusahaan
|
– Cara menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen
– Cara memeriksa keakuratan surat elektronik
– Cara mempersiapkan lampiran surat elektronik
– Pengelolaan surat elektronik
|
– Melakukan proses persiapan daftar distribusi
surat/dokumen
– Mengolah berita dalam surat elektronik dan menyiapkan lampiran yang
diperlukan sesuai kebutuhan
– Melakukan proses pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan
dikirim sesuai prosedur perusahaan
|
– Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai
prosedur
– Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang
diperlukan sesuai prosedur perusahaan
– Melaksanakanpencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim
sesuai prosedur perusahaan
|
||
Asesmen
|
|||||||
