Silabus Menangani pengiriman surat

Judul Unit Kompetensi        :    Menangani Pengiriman Surat/Dokumen

Kode Unit Kompetensi         :    ADM.PK02.009.01

Deskripsi Unit Kompetensi   :    Unit ini meliputi ketrampilan pengetahuan dan sikap melakukan proses pengiriman surat/dokumen serta pendistribusiannya termasuk pengiriman surat elektronika.

Perkiraan Waktu Pelatihan   :    12 Jp @ 45 Menit

Tabel Silabus Unit Kompetensi :       

Elemen Kompetensi	Kriteria Unjuk Kerja	Indikator Unjuk Kerja	Materi Pelatihan			Perkiraan Waktu Pelatihan (jampel)
			Pengetahuan	Keterampilan	Sikap	Penge-tahuan	Keteram-pilan
1.  Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim	1.1    Surat/dokumen yang akan dikirim diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan	–  Dapat mengidentifiksi pengiriman surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan –  Mampu melaksanakan pengiriman surat sesuai SOP –  Harus melaksanakan cara mengirim surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan.	–  Proses mengidentifikasi pengiriman surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan	–  Melaksanakan pengiriman surat sesuai SOP	– Melaksanakancara mengirim surat/dokumen sesuai dengan prosedur perusahaan
	1.2    Surat/dokumen diseleksi sesuai tujuannya	–  Dapat menjelaskan proses penyeleksian surat/dokumen sesuai dengan tujuannya –  Mampu menyeleksi surat/dokumen sesuai tujuannya –  Harus mengikuti prosedur perusahaan dalam menyeleksi surat/dokumen	– Proses penyeleksian surat/dokumen sesuai dengan tujuannya	–  Menyeleksi surat/dokumen sesuai tujuannya	– Mengikuti prosedur perusahaan dalam menyeleksi surat/dokumen
	1.3    Surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasi sesuai prosedur perusahaan 1.4   Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan	–  Dapat menjelaskan proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia –  Mampu melakukan proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan –  Harus melaksanakan proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan – Dapat menjelaskan cara membuat surat elektronik – Dapat menyiapkan lampiran surat elektronik – Mampu mengolah berita dalam surat elektronik secara akurat sesuai SOP – Harus melaksanakan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan	– Proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia –  Cara membuat surat elektronik – Menyiapkan lampiran surat elektronik	– Melakukan proses pengklasifikasian surat/dokumen sesuai dengan tujuannya –  Mengolah berita dalam surat elektronik secara akurat sesuai SOP	– Melaksanakan proses pengklasifikasian surat/dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan –  Melaksanakan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
Asesmen
2.  Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim	2.1    Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan	–  Dapat menjelaskan pencatatan surat/dokumen yang akan dikirim sesuai SOP –  Mampu melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan –  Harus melaksanakan pencatatan surat/dokumen yang akan dikirim pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan	–  Pencatatan surat/dokumen yang akan dikirim sesuai SOP	–  Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/dokumen yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan	– Melaksanakan pencatatn Surat/dokumen yang akan dikirim pada  buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan
	2.2    Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan	–  Dapat menjelaskan cara penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan –  Mampu melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai SOP –  Harus melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur perusahaan	–  Cara penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur perusahaan	– Melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai SOP	– Melaksanakan cara menangani surat/dokumen yang bersifat penting/rahasia untuk didistribusikan sesuai prosedur perusahaan
Asesmen
3.  Mendistribusikan surat/dokumen	3.1    Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu	– Dapat menjelaskan proses pendistribusian surat sesuai dengan batas waktu – Dapat menjelaskan proses pendistribusian surat secara ekternal dan internal – Mampu melakukan proses pendistribusian surat dengan batas waktu sesuai Prosedur perusahaan – Harus melaksanakan proses pendistribusian surat dengan segera	–  Proses pendistribusian surat sesuai dengan batas waktu – Proses pendistribusian secara eksternal dan internal	– Melakukan proses pendistribusian surat dengan batas waktu sesuai prosedur perusahaan	– Melaksanakan proses pendistribusian surat dengan segera
	3.2    Penerimaan surat/dokumen teridentifikasi 3.3   Salinan surat/dokumen dibuat	– Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang didistribusikan secara eksternal – Dapat mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang didistribusikan  secara internal – Mampu melakukan proses mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Harus melaksanakan proses mengidentifikasi penerima surat sesuai prosedur perusahaan – Dapat menjelaskan cara pembuatan salinan surat/dokumen – Mampu melakukan pembuatan salinan surat sesuai prosedur perusahaan – Harus melaksanakan pembuatan salinan surat/dokumen sesuai kebutuhan	– Mengidentifikasi penerima  surat/dokumen yang didistribusikan secara ekstern – Mengidentifikasi penerima surat/dokumen yang didistribusikan secara internal – Cara membuat salinan surat/dokumen	– Melakukan proses mengidentifikasi penerima surat/dokumen – Melakukan pembuatan salinan surat sesuai prosedur perusahaan	– Melaksanakan proses mengidentifikasi penerima surat sesuai prosedur perusahaan – Melaksanakan pembuatan salinan surat/dokumen sesuai kebutuhan
Assesmen
4   Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama	1.1  Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan 1.2  Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan	– Dapat menjelaskan cara penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama – Mampu memproses penyiapan surat yang harus dikirim dan tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan – Harus melaksanakan proses penyiapan surat yang harus dikirim dan tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan – Dapat mengidentifikasi proses penyeleksian pilihan pengiriman sesuai prosedur perusahaan – Mampu melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan paling baik – Harus mempraktekkan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan	– Cara menyiapkan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama – Proses penyeleksian pilihan pengiriman sesuai prosedur perusahaan	– Melakukan proses penyiapan surat yang harus dikirm dan tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan –  Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik	– Melaksanakanproses penyiapan surat yang harus dikirm dan tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan – Mempraktekkan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
	1.3  Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik 1.4  Pengambilan surat-surat penting dikelola dan ditindaklanjuti	– Dapat menjelaskan cara penyeleksian pilihan pengiriman yang paling baik – Mampu melakukan penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik – Harus melaksanakan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan – Dapat menjelaskan cara pengambilan surat-surat penting – Dapat mengelola dan menindak lanjuti surat-surat penting – Mampu melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting – Harus melaksanakan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting sesuai prosedur perusahaan	– Cara menyeleksi pilihan pengiriman yang paling baik – Menjelaskan cara pengambilan surat-surat penting – Mengelola dan menindak lanjuti surat-surat penting	– Melakukan penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik –  Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting	– Melaksanakan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan – Melaksanakan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting sesuai prosedur perusahaan
5   Mengelola dan mengirim E-mail	5.1  Daftar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan 5.2  Berita dalam elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3  Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan	– Dapat menjelaskan cara menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen – Mampu melakukan proses menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen – Harus melaksanakan proses menyiapkan daftar distribusi sesuai prosedur perusahaan – Dapat menjelaskan cara pemeriksaan keakuratan surat elektronik – Dapat menjelaskan cara mempersiapkan lampiran surat elektronik – Mampu mengolah berita dalam surat elektronik dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai kebutuhan – Harus melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan – Dapat menjelaskan pengelolaan  surat elektronik – Mampu melakukan proses pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim – Harus melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan	– Cara menyiapkan daftar distribusi surat/dokumen – Cara memeriksa keakuratan surat elektronik – Cara mempersiapkan lampiran surat elektronik –  Pengelolaan surat elektronik	– Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/dokumen – Mengolah berita dalam surat elektronik dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai kebutuhan – Melakukan proses pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan	– Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur – Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan – Melaksanakanpencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
Asesmen